Een korte toelichting op het formulier onkostendeclaratie:
Het bovenste gedeelte van het declaratie formulier spreekt voor zich, zonder adequate invulling kan de declaratie niet worden afgehandeld.
Het tweede blok moet een duidelijke specificatie bevatten van de te declareren kosten. Specificatie is nodig onder overlegging van de originele stukken. Dit kunnen zijn facturen, km specificaties, kleine aanschaffingen tbv de kerk, etc.
Eventueel kan men een voorschot verkrijgen als de kosten te hoog zijn om te maken kosten voor te schieten.
De handtekening van de aanvrager duidt uiteraard op ‘naar waarheid en getrouw ingevuld’.
De ‘budgethouder’ (= penningmeester locatieraad) is de algemene term voor hem/haar die bevoegd is de declaratie te beoordelen en te accorderen, eventueel gevolgd door betaling of tot het doorzenden naar een functionaris die tot betaling kan overgaan. De budgethouder wordt geacht kritisich de deklaratie te beoordelen op juistheid, tijdigheid en volledigheid (specificaties). Zijn/haar handtekening maakt dit zichtbaar.